Contrat de mise à disposition temporaire de salle — conditions générales

1. Parties et objet

Le présent contrat est conclu entre Nouvelle Étoile Capital, SASU au capital de 100 €, RCS Bobigny 930 065 552, dont le siège est 12 rue de la Rotonde, 93460 Gournay-sur-Marne, exploitant la marque ProWork Space (« ProWork Space »), et le professionnel identifié dans les conditions particulières (« le Client »).

Il a pour objet la mise à disposition ponctuelle, pour le créneau réservé, d’une salle équipée (écran plat avec entrée HDMI, tableau blanc, wifi, et postes informatiques lorsque la salle en est dotée). Il s’agit d’une prestation de services : il ne constitue ni un bail commercial, ni un bail professionnel, ni une convention d’occupation précaire, et ne confère au Client aucun droit au maintien dans les lieux, au renouvellement ou à une indemnité d’éviction. Le Client ne peut y établir ni son siège, ni un établissement, ni une domiciliation.

2. Documents contractuels

Le contrat est formé des conditions particulières (récapitulatif de la commande : Client, salle, date, horaires, prix, référence) et des présentes conditions générales, dans leur version en vigueur lors de la commande. En cas de contradiction, les conditions particulières prévalent. Les conditions générales d’achat du Client ne s’appliquent pas.

3. Commande et formation du contrat

Commande en ligne : sur prowork-space.fr, le contrat est formé lorsque le Client a accepté les présentes conditions et que le paiement a été accepté.

Réservation hors ligne : une réservation demandée par écrit, par téléphone ou par l’intermédiaire d’une plateforme de réservation est formée par la confirmation écrite de ProWork Space ; les présentes conditions, jointes à cette confirmation, s’appliquent dès l’utilisation de la salle.

Dans tous les cas, ProWork Space adresse par e-mail la confirmation, les conditions particulières et générales au format PDF et, le cas échéant, la facture.

Le service est réservé aux professionnels (entreprises, indépendants, associations) agissant pour les besoins de leur activité. Le Client ne bénéficie pas du droit de rétractation des consommateurs ; à supposer que ce droit lui soit applicable, il en est exclu pour une prestation fournie à une date déterminée (article L221-28 du Code de la consommation).

4. Prix, paiement et retards

Les prix sont exprimés hors taxes ; la TVA au taux en vigueur s’y ajoute. Le tarif appliqué est le plus avantageux entre le tarif horaire et les forfaits demi-journée et journée de la salle, sauf prix convenu dans les conditions particulières.

Une commande en ligne est payée en totalité à la commande, par carte bancaire. Une réservation hors ligne est payée par virement, chèque ou par l’intermédiaire de la plateforme, à l’échéance indiquée sur la facture ou, à défaut, avant le début de la réservation.

Tout retard de paiement entraîne de plein droit, sans mise en demeure préalable, l’exigibilité des sommes dues, des pénalités de retard au taux de trois fois le taux d’intérêt légal et une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 € par facture (articles L441-10 et D441-5 du Code de commerce), sans préjudice d’une indemnisation complémentaire sur justificatif. Aucun escompte n’est accordé pour paiement anticipé. En cas d’impayé, ProWork Space peut suspendre l’accès aux salles et les réservations à venir du Client.

5. Carte enregistrée et frais constatés

Lors d’une commande en ligne, la carte utilisée est enregistrée de façon sécurisée par le prestataire de paiement Stripe ; ProWork Space n’a jamais accès à ses numéros. Le Client autorise ProWork Space à débiter cette carte des seuls frais nés de la réservation et prévus aux articles 8 et 9 : dépassement d’horaire, nettoyage exceptionnel, remise en état et réparation de dégradations.

Avant tout débit, ProWork Space adresse au Client un e-mail indiquant le motif, le montant et les éléments justificatifs. Le Client dispose de cinq jours pour le contester par écrit ; sans contestation, la carte est débitée et la facture correspondante lui est adressée. En cas de contestation, le débit est suspendu jusqu’à accord des parties. Si le débit échoue, ou pour une réservation hors ligne, les frais sont facturés et payables à réception.

6. Accès aux locaux

Un code d’accès personnel est communiqué au Client par e-mail après la confirmation. Il est actif de 30 minutes avant le début à 30 minutes après la fin du créneau réservé, pour les seules portes nécessaires à l’accès à la salle.

Le code est confidentiel : le Client ne le communique qu’aux participants de sa réunion et répond des personnes qu’il fait entrer, ainsi que des conséquences de toute divulgation. Tout incident d’accès est signalé sans délai à ProWork Space (contact@prowork-space.fr).

7. Capacité, usage et sécurité

Le nombre de personnes présentes ne dépasse jamais la capacité indiquée pour la salle. La salle est utilisée de manière raisonnable, conformément à sa destination (réunion, formation, entretien, examen), dans le respect du règlement de l’immeuble, de l’ordre public et de la tranquillité des occupants voisins.

Sont notamment interdits : toute activité illicite, le fait de fumer ou de vapoter, la consommation de produits stupéfiants, les nuisances sonores, la modification des installations et du câblage, l’affichage sur les murs, l’introduction de matériel dangereux ou d’animaux (hors chiens d’assistance) et l’utilisation de la salle au-delà du créneau réservé.

Les locaux reçoivent du public sans personnel permanent sur place. Le Client prend connaissance, à son arrivée, des consignes de sécurité incendie, des issues de secours et des plans d’évacuation affichés ; il les porte à la connaissance de ses participants et veille à leur respect pendant toute la durée de la réservation.

8. Horaires et dépassement

Le Client libère la salle, rangée et équipements éteints, à l’heure de fin prévue. Tout maintien dans les lieux au-delà de cette heure donne lieu, à titre de clause pénale (article 1231-5 du Code civil), à une indemnité égale au tarif horaire de la salle par heure entamée, due sans que ProWork Space ait à prouver son préjudice. Le paiement de cette indemnité ne confère aucun droit à rester dans les lieux : le Client quitte la salle à la première demande, notamment lorsqu’une autre réservation suit.

9. État des lieux, nettoyage et dégradations

La salle est mise à disposition en bon état d’usage et de propreté. Le Client signale toute anomalie dès son arrivée ; à défaut, la salle est réputée conforme. Il la restitue rangée et propre.

Les frais de nettoyage exceptionnel, de remise en état et de réparation des dégradations causées par le Client ou ses participants sont à sa charge, sur justificatif, selon les modalités de l’article 5.

10. Wifi

L’accès wifi est fourni pour les besoins professionnels du Client et de ses participants, qui s’interdisent tout usage illicite, notamment toute atteinte aux droits d’auteur, toute intrusion dans un système informatique et toute diffusion de contenus illicites.

En sa qualité de fournisseur d’un accès au public, ProWork Space conserve pendant un an les données techniques de connexion (identifiants des appareils, adresses attribuées, horodatage), qu’elle ne communique qu’aux autorités habilitées (article L34-1 du Code des postes et des communications électroniques). Le réseau est partagé et n’offre aucune garantie de confidentialité : il appartient au Client de protéger ses appareils et ses données (pare-feu, antivirus, connexion chiffrée). ProWork Space ne répond pas des pertes de données, intrusions ou virus liés à l’usage du réseau.

11. Vidéoprotection

Les accès et parties communes des locaux sont placés sous vidéoprotection pour la sécurité des personnes et des biens (intérêt légitime de ProWork Space et des sociétés propriétaires des locaux). Les images sont conservées trente jours au plus, sauf procédure en cours ou réquisition, et ne sont consultées que par les personnes habilitées. Le Client informe ses participants de ce dispositif, signalé sur place ; les droits d’accès et d’opposition s’exercent auprès de contact@prowork-space.fr, dans les conditions de la politique de confidentialité.

12. Assurances et recours

Le Client déclare être titulaire d’une assurance de responsabilité civile professionnelle en cours de validité, couvrant son activité, ses préposés et les participants qu’il accueille dans la salle, et s’engage à la maintenir pendant la durée de la mise à disposition.

Le présent contrat n’emporte aucun dépôt : ProWork Space n’a pas la garde des biens, matériels et effets personnels apportés ou laissés dans les locaux et ne répond pas de leur vol, perte ou dégradation.

Pour les dommages matériels résultant d’un incendie, d’une explosion ou d’un dégât des eaux ayant pris naissance dans les locaux, le Client et ses assureurs renoncent à tout recours contre ProWork Space, les sociétés propriétaires des locaux et leurs assureurs ; ProWork Space et ses assureurs renoncent réciproquement à tout recours contre le Client, sauf faute intentionnelle ou acte de malveillance.

13. Incessibilité

Le Client ne peut ni sous-louer la salle, ni céder ou transférer tout ou partie du présent contrat, sans l’accord écrit préalable de ProWork Space.

14. Annulation

Par le Client : l’annulation (depuis l’espace client ou par écrit) est gratuite jusqu’à 48 heures avant le début de la réservation, avec remboursement intégral. Passé ce délai, ou en cas d’absence, le prix reste acquis à ProWork Space en contrepartie de la faculté de se dédire (dédit), sans remboursement.

Par ProWork Space : si la salle devient indisponible pour une cause indépendante du Client, ProWork Space propose, lorsque c’est possible, une salle équivalente ; à défaut, ou si le Client la refuse, elle rembourse intégralement la réservation, à l’exclusion de toute autre indemnité, sauf faute lourde ou dolosive.

15. Manquement grave

En cas de manquement grave du Client ou de ses participants, ProWork Space peut résoudre le contrat par simple notification écrite, y compris par e-mail, et désactiver immédiatement le code d’accès (article 1226 du Code civil) ; le Client et ses participants quittent alors les lieux sans délai, ProWork Space pouvant, à défaut, faire appel aux forces de l’ordre.

Constituent notamment des manquements graves : le dépassement de la capacité de la salle, une activité illicite (y compris par l’usage du wifi), toute violence ou menace envers des personnes, les dégradations volontaires, la consommation de produits stupéfiants et la divulgation du code d’accès à des tiers étrangers à la réunion. Le prix reste alors acquis à ProWork Space, sans préjudice de la réparation de ses autres préjudices.

16. Responsabilité

ProWork Space est tenue d’une obligation de moyens. Sauf faute lourde ou dolosive et hors dommages corporels, sa responsabilité, toutes causes confondues, est limitée au montant toutes taxes comprises de la réservation concernée. Elle ne répond pas des dommages indirects ou immatériels (perte d’exploitation, de chiffre d’affaires, de données ou de chance, préjudice commercial ou d’image).

17. Force majeure et imprévision

Aucune partie n’est responsable d’un manquement causé par un événement de force majeure au sens de l’article 1218 du Code civil. La réservation empêchée est alors remboursée.

Compte tenu de la courte durée des prestations, chaque partie accepte d’en supporter le risque d’un changement de circonstances imprévisible et renonce à se prévaloir de l’article 1195 du Code civil.

18. Données personnelles

Les données du Client et de son contact sont traitées par Nouvelle Étoile Capital pour la formation et l’exécution du contrat, la facturation, l’accès aux locaux et leur sécurité, conformément à la politique de confidentialité publiée sur prowork-space.fr, sous réserve des durées de conservation imposées par la loi (comptabilité, données de connexion). Le système de contrôle d’accès ne reçoit qu’un prénom et la référence de la réservation. Les droits d’accès, de rectification, d’effacement, d’opposition et de portabilité s’exercent auprès de contact@prowork-space.fr.

19. Preuve

L’acceptation électronique des présentes conditions (version, date et heure, empreinte numérique du texte accepté), les confirmations écrites des réservations hors ligne et les enregistrements des systèmes de ProWork Space (réservations, accès, paiements, e-mails) font preuve entre les parties.

20. Droit applicable et litiges

Le contrat est soumis au droit français. Si une clause était déclarée nulle ou inapplicable, les autres clauses conserveraient leur plein effet. Les parties recherchent d’abord une solution amiable pendant trente jours ; à défaut d’accord, tout litige relève de la compétence exclusive du tribunal de commerce de Bobigny.